Podręcznik przeznaczony dla bardzo szerokiego kręgu odbiorców - archiwistów zakładowych i pracowników kancelaryjnych różnych podmiotów. Pomaga zdobyć wiadomości związane z zarządzaniem dokumentacją aktową od momentu wytworzenia do wybrakowania przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej lub przekazania materiałów archiwalnych do państwowego archiwum historycznego. Cennym elementem są aneksy zawierające obok wykazów aktów wykonawczych do ustawy z 14 VII 1983 r. i resortowych aktów prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacją specjalistyczną, także formularze znajdujące zastosowanie w pracy archiwisty zakładowego.

źródło opisu: www.archiwa.gov.pl/index.php?option=com_content&

Spis treści

Przedmowa (Jarosław Poraziński)

Rozdział I (Zbigniew Pustuła)

1. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją

   1. Uwagi wstępne
   2. Ważniejsze akty polskiego prawa archiwalnego
   3. Podstawowe konstrukcje prawa archiwalnego
   4. Ważniejsze regulacje prawne obowiązujące aktotwórców
   5. Zadania państwowej sieci archiwalnej
   6. Nadzór archiwalny nad narodowym zasobem archiwalnym
   7. Formy prawnej ochrony dokumentacji

Rozdział II (Roland Banduch)

1. Rodzaje dokumentacji współczesnej

   1. Uwagi wstępne
   2. Podział dokumentacji współczesnej pod względem form zapisu
   3. Nośniki zapisu
   4. Podział dokumentacji w zależności od jej przeznaczenia
   5. Dokumentacja aktowa
   6. Akta typowe i specyficzne
   7. Dokumentacja techniczna
   8. Dokumentacja geologiczna
   9. Dokumentacja geodezyjna i kartograficzna
   10. Dokumentacja mierniczo-geologiczna
   11. Dokumentacja audiowizualna
   12. Dokumenty elektroniczne
   13. Podział dokumentacji w zależności od jej dostępności
   14. Podział dokumentacji w zależności od jej znaczenia
   15. Oryginał i kopia
   16. Odpisy i wyrysy
   17. Fotokopie, mikrofilmy, skany
   18. Dokumentacja źródłowa a opracowania końcowe

Rozdział III (Adam Baniecki)

1. Dokumenty elektroniczne w Polsce

   1. Uwagi wstępne
   2. Definicja dokumentu elektronicznego
   3. Formaty danych
   4. Metadane
   5. Podpis elektroniczny - szczegółowa postać dokumentu elektronicznego
   6. Records menagement - czy instrukcja kancelaryjna?
   7. Zarządzanie dokumentem elektronicznym w polskich jednostkach organizacyjnych
   8. Wymagania systemu teleinformatycznego 
   9. Brakowanie dokumentacji elektronicznej
   10. Przekazywanie dokumentów elektronicznych do archiwum państwowego
   11. Uwagi końcowe

Rozdział IV (Eugeniusz Borodij)

1. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji współczesnej

   1. Uwagi wstępne
   2. Kryteria kwalifikacji archiwalnej dokumentacji
   3. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne
   4. Materiały archiwalne typowe
   5. Materiały archiwalne specyficzne
   6. Dokumentacja niearchiwalna
   7. Dokumentacja kategorii BE
   8. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji niejawnej
   9. Okresy przechowywania ważniejszych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej
   10. Wartościowanie komputerowych baz danych

Rozdział V (Roland Banduch)

1. Organizacja pracy kancelaryjnej

   1. Uwagi wstępne
   2. Systemy kancelaryjne
   3. Normatywy kancelaryjne i techniczne
   4. Rola komórek organizacyjnych w obiegu dokumentacji
   5. Szczegółowe zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, obiegu, kompletowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji
   6. Wspomaganie informatyczne procesów tworzenia. gromadzenia i kompletowania dokumentacji tradycyjnej

Rozdział VI (Krzysztof Stryjkowski)

1. Organizacja i zadania archiwów zakładowych i składnic akt

   1. Uwagi wstępne
   2. Cele i zadania archiwów zakładowych i składnic akt
   3. Planowanie i sprawozdawczość archiwum zakładowego
   4. Personel archiwum zakładowego
   5. Lokal archiwum zakładowego i składnicy akt
   6. Wyposażenie archiwum
   7. Przyjmowanie akt przez archiwum zakładowe
   8. Gromadzenie i układ akt w archiwum zakładowym
   9. Ewidencja archiwum zakładowego
   10. Udostępnienie dokumentacji
   11. Profilaktyka i konserwacja akt
   12. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

 Rozdział VII (Jan Macholak)

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

   1. Uwagi wstępne
   2. Zasady wydzielania, oceny i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
   3. Przygotowanie dokumentów brakowania
   4. Warunki i tryb uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
   5. Przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę

Rozdział VIII (Andrzej Jabłoński)

1. Komputerowe zarządzanie dokumentacją w archiwum zakładowym

   1. Uwagi wstępne
   2. Przygotowanie programu do pracy
   3. Wpisanie wykazu akt (oraz ewentualnych zmian i uzupełnień)
   4. Wybór rodzajów dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
   5. Ewidencjonowanie dokumentacji przejmowanej do archiwum zakładowego
   6. Wyszukiwanie dokumentacji
   7. Udostępnianie dokumentacji
   8. Wydzielanie dokumentacji
   9. Raporty (statystyka)

Rozdział IX (Roland Banduch)

1. Porządkowanie dokumentacji aktowej

   1. Uwagi wstępne
   2. Terminologia archiwalna
   3. Etapy prac porządkowych
   4. Studia wstępne
   5. Rozpoznanie przynależności zespołowej
   6. Segregacja dokumentacji
   7. Kwalifikacja archiwalna
   8. Systematyzacja materiałów archiwalnych w obrębie zespołu
   9. Systematyzacja dokumentacji niearchiwalnej
   10. Uzupełnianie opisów
   11. Inwentaryzacja i nadawanie dokumentom sygnatury archiwalnej
   12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
   13. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego
   14. Opracowanie notatki informacyjnej

Rozdział X (Roland Banduch)

1. Porządkowanie niektórych rodzajów dokumentacji nieaktowej

   1. Uwagi wstępne
   2. Zakres i formy dokumentacji techniczo-budowlanej
   3. Kwalifikacja dokumentacji technicznej
   4. Archiwizowanie dokumentacji technicznej
   5. Ewidencjowanie dokumentacji technicznej u inwestora
   6. Ewidencjonowanie dokumentacji technicznej u użytkownika
   7. Brakowanie dokumentacji technicznej
   8. Proweniencja dokumentacji kartograficznej przechowywanej w archiwach państwowych
   9. Podstawowe kryteria klasyfikacji map i atlasów w archiwach
   10. Formy gromadzenia map i atlasów oraz stosowane środki ewidencyjne
   11. Porządkowanie i inwentaryzowanie map i atlasów
   12. Archiwizowanie i przekazywanie materiałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego
   13. Przechowywanie map
   14. Porządkowanie i opis zdjęć
   15. Kwalifikacja archiwalna fotografii
   16. Przechowywanie fotografii

Rozdział XI (Jan Macholak)

1. Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub przekształcenia jednostki organizacyjnej

   1. Uwagi wstępne
   2. Sukcesja dokumentacji
   3. Prywatni przechowawcy dokumentacji
   4. Obowiązki archiwisty wobec likwidatora lub syndyka
   5. Skontrum zasobu archiwalnego
   6. Aktualizacja ewidencji
   7. Odtajnianie dokumentacji tajnej lub poufnej
   8. Zabezpieczenie nieprzeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej
   9. Rekapitulacja

Rozdział XII (Zbigniew Pustuła)

1. Dokumentacja niejawna i kancelaria tajna

   1. Uwagi wstępne
   2. Tajemnice zawodowe i tajemnice sfery osobistej
   3. Tajemnica państwowa i służbowa
   4. Klasyfikowanie informacji niejawnych i okresy ochrony
   5. Sposób oznaczania materiałów niejawnych klauzulami tajności
   6. Organizacja i zadania kancelarii tajnej
   7. Środki ewidencyjne kancelarii tajnej
   8. Przyjmowanie i ekspedycja materiałów niejawnych
   9. Udostępnianie informacji niejawnych
   10. Brakowanie dokumentacji niejawnej

Aneksy

• Aneks nr 1: Wykaz aktów prawnych wydanych na podstawie Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a także innych najważniejszych ustaw oraz rozporządzeń regulujących w różnym zakresie sprawy postępowania z dokumentacją
• Aneks nr 2: Kancelaryjna postać pisma urzędowego
• Aneks nr 3: Spis spraw
• Aneks nr 4: Stempel wpływu kancelarii
• Aneks nr 5: Dziennik korespondencji sekretariatu pionu
• Aneks nr 6: Przykładowy opis teczki aktowej
• Aneks nr 7: Spis zdawczo-odbiorczy akt
• Aneks nr 8: Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
• Aneks nr 9: Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego
• Aneks nr 10: Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych (dokumentacji technicznej) przekazywanych do archiwum państwowego
• Aneks nr 11: Karta udostępnia akt
• Aneks nr 12: Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenia
• Aneks nr 13: Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenia
• Aneks nr 14: Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
• Aneks nr 15: Karta zastępcza akt - zakładka
• Aneks nr 16: Rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek
• Aneks nr 17: Dziennik korespondencyjny
• Aneks nr 18: Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów
• Aneks nr 19: Karta zapoznania się dokumentem oznaczonym klauzulą "ściśle tajne"/ "tajne"
• Aneks nr 20: Książka doręczeń przesyłek miejscowych
• Aneks nr 21: Wykaz przesyłek nadanych

Słowniczek ważniejszych terminów kancelaryjnych i archiwalnych (oprac. Zbigniew Pustuła)

Podstawowa literatura uzupełniająca